Comment capitaliser (et monétiser) la pratique massive du télétravail dans votre entreprise au sortir du confinement ?
Un modèle d'analyse et d'aide à la décision développé par UPSIDE Partners
La crise actuelle a contraint les entreprises à s'adapter à grande vitesse à la nouvelle donne. L'Etat estime ainsi qu'un tiers des Français télétravaille, un tiers est sur le terrain et un tiers ne travaille pas ou n'est pas en capacité de le faire.
Naturellement, cet apprentissage du télétravail ne s'est pas opéré dans des conditions optimales et chacun en touche quotidiennement les limites. Pour ma part, je ne sais pas dire comme beaucoup si 'Rien ne sera plus comme avant' au sortir de cette crise.
Ce qui est m'apparaît évident en revanche, c'est que beaucoup de cadres et d'employés découvrent les potentialités et vertus du travail à distance. Pourquoi ne pas capitaliser ce que ni le Chief Transformation Officer, ni le Chief Digital Officer n'ont réussi à obtenir au sein de votre entreprise, une fois la question de la reprise du travail 'As Usual' et de ses modalités posée ?
Au sein d'UPSIDE Partners, nous avons développé un modèle d'analyse simple, baptisé FLEX YOUR FIRM (FyF), qui se présente comme un outil de diagnostic et un cadre d'analyse permettant d'évaluer les gains économiques d'une généralisation 'raisonnée' du télétravail, en respectant des bonnes pratiques.
Nous présentons ici l'approche en l'appliquant à un cas concret.
Situation actuelle de l'entreprise considérée
L'entreprise ici analysée est représentative des sociétés franciliennes :
850 collaborateurs, chacun disposant de son poste de travail,
Un ratio moyen de 17 m² SUBL, plutôt confortable, soit un gabarit de 15.000 m² SUBL environ,
Un loyer métrique plutôt compétitif de 500 € HT par m² et par an,
Aucune pratique du télétravail… jusqu'au 17 mars 2020 !
Lors de leur dernier CODIR en mode MS TEAMS, les dirigeants de ladite entreprise se sont demandés comment optimiser leur consommation de cash et abaisser leur point mort immobilier, en s'appuyant sur la généralisation du télétravail qu'ils ont plutôt bien réussie, en dépit des réticences de la DRH et de certains Directeurs de BU 'vieilles écoles', estimant, et c'est bien connu, que l'on ne travaille que 'derrière son bureau, au siège social' !
Etape 1 : Segmenter la population
La première étape de FLEX YOUR FIRM consiste à segmenter la population des collaborateurs selon la manière dont ces derniers travaillent... et non pas selon leur département d'appartenance... Etonnamment, ceci est... rarement fait.
On peut distinguer ainsi cinq méta-catégories :
Les sédentaires qui disposent d'un poste de travail classique et attribué,
Les sédentaires pratiquant le télétravail (à hauteur de deux jours par semaine à la discrétion du manager) et sont éligibles à du Flex Office, sur la base d'un ratio de 0.8 poste par collaborateur ou 1.2 collaborateurs par poste (ratio courant, peu 'agressif'),
Les nomades à faible intensité, qui sont éligibles au même dispositif que leurs collègues de la ligne précédente mais avec un ratio de 0.7 poste par collaborateur,
Les nomades à forte intensité, qui eux-aussi travaillent selon des modalités favorisant les mêmes usages que leurs collègues en 2. et 3. mais avec un ratio de 0.6 poste par collaborateur,
Les télétravailleurs 'purs', qui ne mettent quasiment jamais les pieds dans l'entreprise sauf pour des formations ou des réunions planifiées à l'avance.
Une segmentation tirée d'un projet réel est redonnée ci-dessous. Elle fait ressortir qu'une majorité de la population est éligible au couple Flex Office/Home Office, ce que COVID-19 a confirmé.
Etape 2 : Répartir cette population par site d'accueil
La deuxième étape consiste à répartir cette population une fois qualifiée et classifiée, entre trois types de sites, chacun disposant de caractéristiques bien distinctes :
Le Site Porte-avions (SP) correspond à un site stratégique, pérenne, qui incarne la marque et la culture de l'entreprise, permet à ses collaborateurs de venir s'y ressourcer et d'y revitaliser leur 'affectio societatis' avec l'entreprise, s'y former, etc. Le site contient beaucoup d'espaces favorisant les échanges, la collaboration informelle ainsi que des infrastructures très spécifiques. C'est clairement un site de destination.
Le Site Frégate (SF) correspond à un site dédié à l'entreprise mais beaucoup plus banalisé, massivement organisé autour d'espaces de Flex Office, incluant les espaces supports nécessaires et suffisants. Le site est banalisé. Son exploitation pourrait être confié à un tiers opérateur type WOJO, DESKEO ou autre. Il s'agit d'un 'Corpo-working', facilement recyclable auprès d'une autre entreprise.
Le Site Corvette (SC) correspond typiquement à un espace de coworking. Il s'agit d'espaces situés au plus près des collaborateurs, qui sont soit des télétravailleurs purs, soit des nomades à intensité plus ou moins élevée. Leur gestion est réalisée via un portail de type NEO-NOMADE, chargé de piloter les droits d'accès, les tarifs prénégociés et la facturation.
La répartition entre ces trois types de sites ne signifie pas que les 'chefs à plume' disposant d'un bureau attribué sont tous localisés sur le Site Porte-avions ou que la Comptabilité Fournisseurs est nécessairement abritée dans un Site Frégate dans la banlieue de Cergy-Pontoise !
L'analyse vise à organiser une matrice entre notre population segmentée en étape 1 et le maillage des différents Sites, décrits en Etape 2.
Un exemple tiré d'un projet réel est redonné ci-dessous :
Etape 3 : Associer à chaque typologie de poste les ratios de m² qui permettent de travailler dans des conditions optimales au quotidien
La troisième étape vise à associer à chaque typologie de poste de travail, pour chacun des sites considérés, un ratio de m² SUBL tenant compte des pics de fréquentation auxquels peut être soumis le Flex Office tout en offrant de bonnes conditions de travail au quotidien aux collaborateurs désormais soumis aux Espaces Dynamiques trois jours par semaine (les deux autres jours leur permettent de renouer avec les joies du confinement de manière volontaire).
Ce ratio en m² SUBL augmente à mesure que le nombre de collaborateurs par poste augmente. Ainsi typiquement pour 1 poste de travail 'classique' implanté, il convient de prévoir entre 0.7 et 1 place assise sous d'autres formes (espaces de collaboration informelle, places en salle de réunion, autres), afin de 'compenser' le déploiement du Flex Office et disposer d'espaces de débordement/de respiration.
Cette allocation de m² SUBL par profil permet de définir le gabarit/la jauge de chaque site en fonction de sa typologie (SP ou SF) et pour le site de type Coworking (SC) appréhender un besoin en nombre de postes de travail...
Typiquement les ratios couramment observés sont redonnés ci-dessous.
En cas de passage d'un site unique à un maillage de plusieurs sites, un coefficient de 'déséconomies d'échelle' est à prévoir de l'ordre de +5%, qui a été appliqué ici.
Etape 4 : Sélectionner les sites de relocalisation en croisant les enjeux Qualité du Bâtiment, Localisation et Loyer
Dans une dernière étape, la réflexion strictement immobilière intervient pour sélectionner les sites Porte-avions (SP), Frégate (SC) et Corvette/Coworking (SC).
Dans notre exemple, la nouvelle organisation du travail permet ainsi de prendre à bail un Site Porte-avions plus récent et mieux placé, pour un loyer inscrit au bail de 600 € HT par m² et par an (plus élevé que pour le site quitté), le Site Frégate étant localisé en péri-Défense dans un site restructuré pour un loyer facial de 475 € HT par m².
Les postes en coworking sont négociés pour un prix moyen de 720 € HT par poste et par an (plateaux privatisés incluant des mesures conservatoires propres à l'entreprise).
Conclusion : Une optimisation des surfaces de -30% et du loyer annuel de -20%
Cette approche permet donc de passer d'un site unique accueillant 850 collaborateurs pour un gabarit de 15.000 m² et un loyer annuel (HT, hors charges, fiscalité et coûts du FM) de 7.2M€ à une organisation s'appuyant sur trois implantations :
Un site vitrine de 3.700 m² très central pour un loyer annuel de 2.2M€,
Un site complémentaire développant 5.500 m² environ pour un coût annuel de 2.6M€,
Des postes en coworking, au plus près des collaborateurs très mobiles, pour un coût d'1M€.
Le coût annuel récurrent (OPEX) de l'opération a été abaissé de -20%, incluant les bénéfices suivants :
Une organisation du travail différenciée...
Rapprochant le lieu de travail de leur domicile pour certains collaborateurs...
Offrant une plus grande manœuvrabilité à l'entreprise grâce à un 'réseau' de sites aux vocations distinctes…
Correspondant à un point mort immobilier abaissé, des coûts fixes en partie variabilisés (recours à des postes en contrats de prestation) et une consommation de cash optimisée (l'ensemble des coûts accompagnant le loyer : charges locatives, fiscalité, fluides, coûts FM, dépenses d'entretien et de maintenance baissant proportionnellement)...
L'objection principale qu'est "l'éclatement de l'organisation" étant adressée par la mise en oeuvre d'un Site Porte-avions recentré sur une attention renouvelée à l'animation des équipes, l'entretien de leur lien avec la culture de la société et la clarification des objectifs vis-à-vis de chacun des collaborateurs qui les constituent, grâce à des lieux conçus pour le management et la mise en commun/le partage, ce qui manque tant dans une logique de télétravail confiné à 100%...
Dans ce contexte cependant, la tech et la DSI reviennent au centre du jeu : investir dans une infrastructure 100% cloud, dimensionnée pour absorber des pics de connection et totalement sécurisée y compris en mode BYOD (Bring You Own Device) devient un enjeu clé, les CAPEX afférents pouvant en partie provenir des économies obtenues grâce à la contribution de l'immobilier.
Et vous ? Êtes-vous prêt à vous saisir du modèle FLEX YOUR FIRM ?
Vous êtes intéressé(e) par l'approche et souhaitez rationaliser votre réflexion grâce à cet outil ? Evaluer la faisabilité d'un passage en mode Flex Office, les gains escomptables et la trajectoire pour ce faire ?
N'hésitez pas à nous solliciter. Nous serons ravis de vous partager le modèle.
Guillaume SAVARD
Associé Fondateur