Nécessité d'une Post-Covid Workplace Policy
Confrontées à la crise du Coronavirus, Directions Générales et Directions des Ressources Humaines/Directions des Opérations sont passées par plusieurs phases, qu'elles nous ont partagées :
1ère semaine : réorganisation des équipes afin d’assurer la continuité des activités... face à une situation généralement complètement sous-estimée ('Qui a le PCA Post-Covid ?'),
2ème semaine : reprise d’une activité sous-optimale mais à peu près ‘normale’ et découverte des outils type TEAMS, HANGOUT, SKYPE ou ZOOM en se disant que tout cela est temporaire...,
3ème semaine : adaptation du mode de management car les outils ne font pas tout : communications régulières et incarnées du Top Management, prises de nouvelles du moral des collaborateurs, organisation de groupes/moments informels afin de recréer du lien,
4ème semaine : prise de conscience que le Déconfinement se traduira plutôt par un Confinement Phase II, le retour à une vie ‘normale’ n’étant pas possible avant de longs mois.
Dans ce contexte où le moyen terme reprend le pas sur l’hyper court terme, et quelle que soit la nature des annonces du Président de la République le 13 avril 2020 sur la date du ‘Grand Déconfinement’, une réflexion approfondie des entreprises sur la manière dont elles vont devoir organiser le travail dans un monde Post Pic Covid-19 est nécessaire.
Comment organiser le travail dans un monde Post-Pic Covid-19 ?
Nous avons identifié 5 axes de travail, nécessaires pour disposer d’une Post Covid Workplace Policy.
Axe 1
Le télétravail va devenir ce que les Anglo-Saxons appellent le ‘New Normal’.
Expérimenté à temps complet, il s’avère être un mode de fonctionnement plus qu’acceptable : possible et adapté pour réaliser dans la durée un très large spectre d'activités dans un monde largement tertiarisé.
Certains jobs réputés non éligibles au télétravail le sont devenus en quelques jours : traders, personnels de call centers, comptables, experts en recrutement, PDG… Et en plus ils aiment cela !
Ce constat est un formidable levier car il est probable que le Gouvernement demande aux entreprises de favoriser ce mode d’organisation encore longtemps, dans la mesure où le respect de la distanciation sociale ne permet de toute manière pas d’accueillir tout le monde sur un même plateau, ‘comme avant’.
A cela s’ajouteront sans doute les réticences des collaborateurs eux-mêmes (la fréquentation des RIE va chuter en flèche), les instances représentatives du personnel, après une période de soutien des directions face au déferlement de la crise, mettant en avant la nécessité qu’a le mandataire social de protéger ses collaborateurs et de leur assurer des conditions de travail garantissant l’innocuité, y compris (et surtout) dans un monde pas encore tout-à-fait débarrassé du Covid-19 (cf. les débats sur la 2ème vague expérimentée en Asie).
Axe 2
On le sait (voir notre article du 31 mars 2020 : "FLEX YOUR FIRM ! Comment capitaliser et monétiser la pratique massive du télétravail dans votre entreprise au sortir du confinement ?"), pour fonctionner, le télétravail doit s’accompagner de la mise en place du partage de postes (Flex Office), entendu, dans le contexte actuel, comme la mutualisation des postes de travail. En clair, les bureaux ne sont plus attribués et les collaborateurs travaillent successivement sur un même poste au cours de la semaine.
La ‘Clean Desk Policy’ associée à cette organisation (chaque poste est rangé et libéré en fin de journée pour être aussi disponible qu’accueillant le lendemain) devient un très bonne pratique dans un monde Covid-19, afin de permettre les opérations répétées de nettoyage et de stérilisation des espaces et postes de travail.
La Clean Desk Policy associée au Flex Office devient une très bonne pratique dans un monde Covid.
Axe 3
Les deux précédents axes de travail sont indispensables car les équipes de cadres et d’employés travaillant dans des bureaux vont devoir adopter les pratiques de l’industrie et travailler en ‘shifts’, autrement dit en bordées ou en équipes successives (les fameux 2x8 ou 3x8).
TOYOTA Valenciennes fait ainsi intervenir une équipe dite de de jour, le matin, puis une autre, dite de nuit, à partir de 16h, afin que celles-ci ne se croisent pas et que les postes de travail soient désinfectés et nettoyés au sein de son principal site de production en Europe.
En Chine, les travailleurs ont désormais l’obligation de prendre les transports à des horaires différenciés (le contrôle en étant rendu possible grâce au Score Social qui caractérise le pays), la distanciation sociale est appliquée dans les bureaux/restaurants et le maître-mot associé au Déconfinement devient la Dé-densification. Cette dernière n’est possible que si les deux premières conditions sont remplies…
Nous ne sommes pas en train de dire que les travailleurs tertiaires doivent se diviser en équipes de jour vs équipe de nuit. Cependant, notre conviction est que l’assouplissement du confinement passera par un maintien du télétravail, couplé à la nécessité pour les collaborateurs, affrontant le contact proche avec leurs congénères pour rallier leur immeuble de bureaux, de trouver des espaces dédensifiés grâce au Flex Office…
Cette dédensification pourra passer par le recours à des espaces de coworking, au plus près des lieux de résidence des salariés. Cependant, notre sentiment est que dans un moment où des efforts de réduction de coûts seront nécessaires et où la re-génération du lien social au sein de l'entreprise sera la priorité, le binôme Télétravail-Immeuble de destination sera privilégié.
Le maître-mot associé au Déconfinement devient donc la Dé-densification.
Axe 4
Naturellement, de telles pratiques vont conduire à la question : 'Pourquoi venir au bureau ?'... Et au modus operandi : ‘Je viens au bureau car j’ai besoin d’y venir’.
L’axe 4 implique donc une réflexion sur le mode de management des équipes en télétravail et sur la nature et la justification des évènements qui seront organisés en présentiel par les managers et responsables d’équipe : rdv avec des clients ou des prospects, partage d’informations, opportunité pour les uns et les autres de se retrouver et de reconnecter, réincarnation de la raison d'être de l'entreprise…
En résumé : les bureaux seront réservés avant tout (dans un contexte Covid) à des actes de management favorisant la reconnexion avec l’entreprise et l’entretien de l’affectio societatis de chaque collaborateur avec son employeur.
Moins de moments en présentiel mais des réunions mieux préparées, plus denses en informations et émotions, pour y faire des choses que je ne peux pas faire chez moi : l’immeuble de bureaux devient un site de destination.
Comment mettre en oeuvre une Post-Covid Workplace Policy ?
Axe 5
En dernier ressort, l’articulation de ces différents axes de travail : « Télétravail x Banalisation des espaces x Fonctionnement par Shift/Bordée x Conversion des immeubles de bureaux en sites de destination » nécessite d’édicter des règles de bonnes pratiques et une doctrine, comme disent les militaires.
L'élaboration de cette PCWP - Post-Covid Workplace Policy requiert d'adresser 4 chantiers principaux :
Segmenter votre population de collaborateurs en fonction de son profil de mobilité, le degré de nomadisme (i.e la capacité à télétravailler) ‘intrinsèque’ de chaque fonction/collaborateur devant également tenir compte de contraintes exogènes (par exemple qu’en est-il de la reprise effective des cours à l’école et des modalités de garde d’enfant(s) qui en découlent ?),
Adapter les espaces de travail afin de respecter les contraintes de distanciation sociale et favoriser les lieux de rencontre, de collaboration formelle et informelle.. en veillant désormais à la connexion technologique avec l’extérieur et en finançant ces investissements non prévus grâce à des renégociations des baux en cours,
Formuler des recommandations sur le type d’évènements et de réunions désormais abrités par les immeubles de bureaux de l’entreprise, en incluant les modalités de réservation qui vont avec et les moyens de garantir une ‘Expérience Utilisateur’ optimale, puisque rallier ces immeubles demeurera un acte si ce n’est dangereux, en tout cas pas totalement indifférent,
Former le management intermédiaire à ces nouvelles pratiques, en repositionnant ses priorités sur les résultats plus que sur le processus, sur la fin beaucoup plus que sur les moyens, en insistant également pour qu’un niveau élevé de communication et d’empathie soit maintenu sur la durée, condition sine qua non pour manager des équipes distantes.
Cet article est rédigé quelques heures avant les annonces présidentielles.
Dans tous les cas, déconfinement proche ou lointain, le retour à des pratiques normales de déplacement, de travail et d’activité se déploiera sur une temporalité longue, alors que la reprise de l’économie est urgentissime.
La mise en place d'une Post-Covid Workplace Policy répond à ce dilemme cornélien.
Elle s'attachera à convertir les avantages du télétravail adopté en mode ‘trash’ en un mode d’organisation et de travail conciliant innocuité, efficacité, aspirations des salariés et pratiques de management renouvelées.
Vous souhaitez réfléchir et travailler sur ces questions ? Contactez-nous
Guillaume SAVARD
Associé Fondateur